Terms of Service (Regulamin) – https://sellpen.ai/terms
Privacy Policy (Polityka prywatności) – https://sellpen.ai/privacy
Cookie Policy (Polityka plików cookies) – https://sellpen.ai/cookies
Data Processing Agreement, DPA (Umowa powierzenia przetwarzania danych) – https://sellpen.ai/dpa
List of Subprocessors (Lista Podmiotów Podprzetwarzających (Podprocesorów)) – https://sellpen.ai/subprocessors
SellPen.ai Platform Terms of Service
Effective Date: June 20, 2025
These Terms of Service (the “Terms”) set forth the terms and conditions for the provision of services electronically via the SellPen.ai online platform, operated by 1xTeam sp. z o.o.
§ 1. General Provisions
- Service Provider: The owner and operator of the SellPen.ai platform is:
Name: 1xTeam spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (limited liability company)
Registered Office Address: ul. Postępu 14, 02-676 Warsaw, Poland
KRS (National Court Register): 0000571058
NIP (Tax Identification Number): 5223035587
REGON (National Business Registry Number): 362256087
Email: hello@sellpen.ai
Phone: +48 794 044 144 - Scope of the Terms: The Terms define the rights and obligations of the Service Provider and the Clients in connection with the provision of the Service through the Platform.
- Nature of the Service: The Service is provided in a B2B (business-to-business) model and is intended exclusively for business entities (entrepreneurs). These Terms do not apply to consumers within the meaning of Article 22¹ of the Polish Civil Code.
- Acceptance of the Terms: By commencing use of the Service, the Client acknowledges that they have read, understood, and fully accept these Terms. The Terms form an integral part of the Agreement concluded between the Service Provider and the Client.
§ 2. Definitions
The terms used in these Terms shall have the following meanings:
- Service Provider – 1xTeam sp. z o.o., as specified in § 1, clause 1.
- Platform – the SaaS (Software as a Service) online platform available at sellpen.ai, used for providing the Service.
- Client – a business entity (a natural person conducting business activity, a legal person, or an organizational unit without legal personality) that has concluded an Agreement with the Service Provider for the provision of Services.
- Candidate – a natural person whose personal data is processed as part of the Service at the Client’s instruction, in particular, a person participating in a recruitment process conducted by the Client.
- Service – a service provided electronically by the Service Provider to the Client, consisting of providing access to the Platform’s functionalities, in particular, the verification of Candidates’ sales skills through a simulated conversation with an artificial intelligence (AI) based agent.
- Agreement – the agreement for the provision of services electronically concluded between the Service Provider and the Client on the terms set out in these Terms.
- Subscription Plan – the variant of the Service selected by the Client, defining the scope of functionalities, the number of available tests, and the subscription fee.
- DPA (Data Processing Agreement) – the agreement governing the principles of processing Candidates’ personal data by the Service Provider on behalf of the Client. The DPA is an appendix to these Terms.
- GDPR – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC.
§ 3. Type and Scope of Services
- The Service consists of providing the Client with access to the Platform, which enables the verification of Candidates’ sales competencies through a simulated phone call with an AI agent (Real-time AI Customer Role-play).
- As part of the Service, a Candidate designated by the Client conducts a sales conversation with an AI agent role-playing a potential customer.
- Upon completion of the conversation, the Platform automatically generates an analytical report containing an assessment of the Candidate’s key competencies, such as needs identification, benefit presentation, handling objections, and closing the sale.
- The Service Provider offers Subscription Plans with varying scopes, including the option to order “Dedicated Test” scenarios for corporate clients. The detailed scope of each plan is described in the pricing list available on the Platform’s website.
§ 4. Conditions for Providing Services and Conclusion of the Agreement
- To use the Platform, a device with internet access and an up-to-date web browser is required. To conduct the simulation, the Candidate must have an active phone number.
- The Agreement is concluded upon the Client’s acceptance of these Terms and payment for the selected Subscription Plan, or upon the signing of a separate service agreement.
- The Client gains access to their account on the Platform after successful registration and payment.
§ 5. Rights and Obligations of the Client
- The Client undertakes to use the Platform in a manner consistent with its intended purpose, these Terms, and applicable law.
- The Client is fully responsible for having a proper legal basis (e.g., the Candidate’s consent) for processing Candidates’ personal data within the Service, including transferring it to the Service Provider.
- The Client undertakes to inform the Candidate that the skills verification process will be conducted using an AI-based tool and about the scope of data processed for this purpose (including voice recordings).
- Limitation on the Use of AI: The Client agrees that the results and reports generated by the Platform shall constitute only an auxiliary tool in the recruitment process and shall not be the sole basis for making a decision to hire or reject a Candidate. The final recruitment decision must be made by a human, taking into account all available information about the Candidate, in compliance with the requirements of Article 22 of the GDPR.
- It is prohibited to use the Platform for unlawful purposes, in particular for discriminatory activities or activities that violate the rights and personal interests of Candidates.
- The Client is responsible for protecting their access credentials to the Platform and undertakes not to share them with unauthorized persons.
§ 6. Rights and Obligations of the Service Provider
- The Service Provider undertakes to provide the Service with due diligence and to ensure the highest possible quality of the Platform’s operation.
- The Service Provider reserves the right to carry out maintenance and updates to the Platform, which may cause temporary difficulties or lack of access to the Service. The Service Provider will endeavor to provide reasonable advance notice of planned technical breaks.
- The Service Provider has the right to suspend the Client’s account or terminate the Agreement with immediate effect in the event of a material breach of these Terms by the Client, in particular § 5.
§ 7. Personal Data Processing and DPA
- In the course of providing the Service, the Service Provider processes Candidates’ personal data on behalf of and at the instruction of the Client.
- In this relationship, the Client is the Controller of the Candidates’ personal data within the meaning of the GDPR, and the Service Provider is the Processor.
- A condition for using the Service is the Client’s acceptance of the Data Processing Agreement (DPA), which constitutes Appendix No. 1 to these Terms and is an integral part thereof. Acceptance of the Terms is equivalent to concluding the DPA.
- The Service Provider undertakes to process the entrusted personal data in accordance with the DPA, the GDPR, and other applicable laws, implementing appropriate technical and organizational measures to protect it.
- Detailed information on the processing of personal data by the Service Provider (as a controller of its Clients’ and website users’ data) can be found in the Privacy Policy, available on the Platform’s website.
- The Service Provider has appointed a Data Protection Officer (DPO), who can be contacted at: dpo@sellpen.ai.
§ 8. Payments
- The use of the Service is subject to a fee, in accordance with the pricing list valid on the date of the Agreement’s conclusion.
- Payments are made on a subscription basis, in advance for a given billing period (e.g., monthly, annually).
- The date of payment is the date the Service Provider’s bank account is credited.
- The Service Provider issues VAT invoices for the Services provided. The Client consents to receiving invoices in electronic form.
§ 9. Liability
- The Service is a tool to support the recruitment process. The Service Provider shall not be liable for any recruitment, personnel, or business decisions made by the Client based on the data, analyses, and reports obtained from the Platform.
- The Service Provider does not guarantee the 100% accuracy, completeness, or error-free nature of the analyses and reports generated by the artificial intelligence algorithms. The Platform is provided “as is,” and its results should be treated as one of many assessment elements.
- The Service Provider’s liability for non-performance or improper performance of the Agreement is limited to direct damages and does not include lost profits (lucrum cessans).
- The Service Provider’s total liability for damages, regardless of the basis of the claim, is limited to the amount equal to the net remuneration paid by the Client for the Service during the 3 (three) months preceding the event giving rise to the damage.
- The Service Provider is not liable for the consequences of the Client’s use of the Platform in a manner inconsistent with the law or these Terms.
§ 10. Intellectual Property
- All intellectual property rights to the Platform, including the software, proprietary conversational framework, AI models, database, graphic design, trademarks, and any content made available as part of the Service, belong to the Service Provider.
- Upon conclusion of the Agreement, the Service Provider grants the Client a non-exclusive, non-transferable license, limited in time to the subscription period, to use the Platform in accordance with its intended purpose and the provisions of these Terms.
- The Client is not authorized to copy, modify, decompile, reverse engineer, or create derivative works based on the Platform.
§ 11. Complaint Procedure
- The Client has the right to file complaints regarding the operation of the Service.
- Complaints should be submitted electronically to the email address: hello@sellpen.ai.
- A complaint should include at least the Client’s identification data and a detailed description of the problem.
- The Service Provider will process the complaint within 14 business days of its receipt.
§ 12. Termination of the Agreement
- The Agreement is concluded for a fixed term corresponding to the subscription period chosen by the Client. It will automatically renew for subsequent identical periods unless the Client cancels the subscription before the end of the current billing period.
- The Client may terminate the Agreement at any time by canceling the subscription in the Client’s panel. The termination will be effective at the end of the paid billing period.
- The Service Provider has the right to terminate the Agreement with immediate effect if the Client materially breaches these Terms or uses the Service in a manner contrary to the law.
- Upon termination of the Agreement, the Service Provider will delete the Client’s data and the entrusted Candidate data within the timeframe and on the terms specified in the DPA.
§ 13. Amendments to the Terms
- The Service Provider reserves the right to amend these Terms for important reasons, such as changes in the law, the introduction of new functionalities, or changes in the technical conditions for providing the Service.
- The Service Provider will inform the Client of any changes to the Terms by email to the address provided during registration, with at least 14 days’ advance notice.
- If the new Terms are not accepted, the Client has the right to terminate the Agreement, effective at the end of the current billing period.
§ 14. Final Provisions
- In matters not regulated by these Terms, the laws of Poland shall apply.
- Any disputes arising from the Agreement shall be resolved by the court with jurisdiction over the Service Provider’s registered office.
- If any provision of the Terms is found to be invalid or unenforceable, this shall not affect the validity of the remaining provisions.
- The integral parts of these Terms are:
- Appendix No. 1 – Data Processing Agreement (DPA).
- Privacy Policy.
- Cookie Policy.
Regulamin Świadczenia Usług Platformy SellPen.ai
Data wejścia w życie: 20 czerwca 2025 r.
Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy internetowej SellPen.ai, prowadzonej przez 1xTeam sp. z o.o.
§ 1. Postanowienia Ogólne
- Usługodawca: Właścicielem i operatorem platformy SellPen.ai jest spółka:
- Nazwa: 1xTeam spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
- Adres siedziby: ul. Postępu 14, 02-676 Warszawa, Polska
- KRS: 0000571058
- NIP: 5223035587
- REGON: 362256087
- Adres e-mail: hello@sellpen.ai
- Telefon: +48 794 044 144
- Zakres Regulaminu: Regulamin określa prawa i obowiązki Usługodawcy oraz Klientów związane ze świadczeniem Usługi za pośrednictwem Platformy.
- Charakter Usługi: Usługa świadczona jest w modelu B2B (business-to-business) i jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Regulamin nie ma zastosowania do konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
- Akceptacja Regulaminu: Rozpoczęcie korzystania z Usługi jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszego Regulaminu oraz jego pełną akceptacją. Regulamin stanowi integralną część Umowy zawieranej między Usługodawcą a Klientem.
§ 2. Definicje
Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
- Usługodawca – 1xTeam sp. z o.o., wskazana w § 1 ust. 1.
- Platforma – platforma internetowa typu SaaS (Software as a Service) dostępna pod adresem sellpen.ai, służąca do świadczenia Usługi.
- Klient – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej), który zawarł z Usługodawcą Umowę o świadczenie Usług.
- Kandydat – osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane w ramach Usługi na zlecenie Klienta, w szczególności osoba biorąca udział w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez Klienta.
- Usługa – usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Klienta, polegająca na udostępnieniu funkcjonalności Platformy, w szczególności weryfikacji umiejętności sprzedażowych Kandydatów poprzez symulację rozmowy z agentem opartym na sztucznej inteligencji (AI).
- Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Usługodawcą a Klientem na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
- Pakiet Subskrypcyjny – wybrany przez Klienta wariant Usługi, określający zakres funkcjonalności, liczbę dostępnych testów oraz wysokość opłaty abonamentowej.
- DPA (Data Processing Agreement) – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, regulująca zasady przetwarzania danych osobowych Kandydatów przez Usługodawcę na zlecenie Klienta. DPA jest załącznikeim do niniejszego Regulaminu.
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
§ 3. Rodzaj i Zakres Usług
- Usługa polega na udostępnieniu Klientowi Platformy, która umożliwia weryfikację kompetencji sprzedażowych Kandydatów poprzez symulację rozmowy telefonicznej z agentem AI (Real-time AI Customer Role-play).
- W ramach Usługi, Kandydat wskazany przez Klienta prowadzi rozmowę handlową z agentem AI, który odgrywa rolę potencjalnego klienta.
- Po zakończeniu rozmowy, Platforma automatycznie generuje raport analityczny, zawierający ocenę kluczowych kompetencji Kandydata, takich jak identyfikacja potrzeb, prezentacja korzyści, radzenie sobie z obiekcjami czy zamknięcie sprzedaży.
- Usługodawca oferuje Pakiety Subskrypcyjne o różnym zakresie, w tym możliwość zamówienia dedykowanych scenariuszy testowych („Dedicated Test”) dla Klientów korporacyjnych. Szczegółowy zakres poszczególnych pakietów jest opisany w cenniku dostępnym na stronie internetowej Platformy.
§ 4. Warunki Świadczenia Usług i Zawarcie Umowy
- Do korzystania z Platformy wymagane jest urządzenie z dostępem do internetu oraz aktualna przeglądarka internetowa. Do przeprowadzenia symulacji przez Kandydata wymagany jest aktywny numer telefonu.
- Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu przez Klienta oraz dokonania płatności za wybrany Pakiet Subskrypcyjny lub w momencie podpisania odrębnej umowy o świadczenie usług.
- Klient uzyskuje dostęp do swojego konta na Platformie po pomyślnej rejestracji i dokonaniu opłaty.
§ 5. Prawa i Obowiązki Klienta
- Klient zobowiązuje się do korzystania z Platformy w sposób zgodny z jej przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem oraz obowiązującymi przepisami prawa.
- Klient jest w pełni odpowiedzialny za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej (np. zgody Kandydata) do przetwarzania danych osobowych Kandydatów w ramach Usługi, w tym do przekazania ich Usługodawcy.
- Klient zobowiązuje się do poinformowania Kandydata o fakcie, że proces weryfikacji umiejętności będzie prowadzony przy użyciu narzędzia opartego na sztucznej inteligencji, oraz o zakresie przetwarzanych w tym celu danych (w tym nagrania głosu).
- Ograniczenie wykorzystania AI: Klient zobowiązuje się, że wyniki i raporty generowane przez Platformę będą stanowiły wyłącznie narzędzie pomocnicze w procesie rekrutacji i nie będą jedyną podstawą do podjęcia decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu Kandydatów. Ostateczna decyzja rekrutacyjna musi być podjęta przez człowieka, z uwzględnieniem całokształtu informacji o Kandydacie, co jest zgodne z wymogami art. 22 RODO.
- Zabronione jest wykorzystywanie Platformy do celów niezgodnych z prawem, w szczególności do prowadzenia działań o charakterze dyskryminującym lub naruszającym prawa i dobra osobiste Kandydatów.
- Klient jest odpowiedzialny za ochronę swoich danych dostępowych do Platformy i zobowiązuje się nie udostępniać ich osobom nieupoważnionym.
§ 6. Prawa i Obowiązki Usługodawcy
- Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi z należytą starannością i zapewnienia jak najwyższej jakości działania Platformy.
- Usługodawca zastrzega sobie prawo do prowadzenia prac konserwacyjnych i aktualizacji Platformy, które mogą powodować czasowe utrudnienia lub brak dostępu do Usługi. Usługodawca dołoży starań, aby informować o planowanych przerwach technicznych z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Usługodawca ma prawo do zawieszenia konta Klienta lub rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności § 5.
§ 7. Przetwarzanie Danych Osobowych i DPA
- W ramach świadczenia Usługi, Usługodawca przetwarza dane osobowe Kandydatów w imieniu i na zlecenie Klienta.
- W relacji tej Klient jest Administratorem danych osobowych Kandydatów w rozumieniu RODO, a Usługodawca jest Podmiotem Przetwarzającym (Procesorem).
- Warunkiem korzystania z Usługi jest akceptacja przez Klienta Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA), która stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu i jego integralną część. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem DPA.
- Usługodawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z DPA, RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa, stosując odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ich ochrony.
- Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę (jako administratora danych swoich Klientów oraz użytkowników strony) znajdują się w Polityce Prywatności, dostępnej na stronie internetowej Platformy.
- Usługodawca wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail iod@sellpen.ai.
§ 8. Płatności
- Korzystanie z Usługi jest odpłatne, zgodnie z cennikiem obowiązującym w dniu zawarcia Umowy.
- Płatności dokonywane są w modelu subskrypcyjnym, z góry za dany okres rozliczeniowy (np. miesięczny, roczny).
- Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
- Usługodawca wystawia faktury VAT za świadczone Usługi. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
§ 9. Odpowiedzialność
- Usługa jest narzędziem wspierającym proces rekrutacji. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za decyzje rekrutacyjne, personalne lub biznesowe podjęte przez Klienta na podstawie danych, analiz i raportów uzyskanych z Platformy.
- Usługodawca nie gwarantuje stuprocentowej trafności, dokładności ani bezbłędności analiz i raportów generowanych przez algorytmy sztucznej inteligencji. Platforma jest dostarczana w stanie “as is” (tak jak jest), a jej wyniki powinny być traktowane jako jeden z wielu elementów oceny.
- Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do szkód rzeczywistych i nie obejmuje utraconych korzyści (lucrum cessans).
- Całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy, niezależnie od podstawy roszczenia, jest ograniczona do kwoty równej wynagrodzeniu netto zapłaconemu przez Klienta za Usługę w okresie 3 (trzech) miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynikła szkoda.
- Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki wykorzystania Platformy przez Klienta w sposób niezgodny z prawem lub niniejszym Regulaminem.
§ 10. Własność Intelektualna
- Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy, w tym do oprogramowania, autorskiego frameworka konwersacyjnego, modeli AI, bazy danych, szaty graficznej, znaków towarowych oraz wszelkich treści udostępnianych w ramach Usługi, należą do Usługodawcy.
- Z chwilą zawarcia Umowy, Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, ograniczonej czasowo do okresu trwania subskrypcji, licencji na korzystanie z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem i postanowieniami niniejszego Regulaminu.
- Klient nie jest uprawniony do kopiowania, modyfikowania, dekompilowania, odtwarzania kodu źródłowego (reverse engineering) ani tworzenia dzieł pochodnych na podstawie Platformy.
§ 11. Postępowanie Reklamacyjne
- Klient ma prawo do składania reklamacji dotyczących działania Usługi.
- Reklamacje należy składać drogą elektroniczną na adres e-mail: hello@sellpen.ai.
- Reklamacja powinna zawierać co najmniej dane identyfikujące Klienta oraz szczegółowy opis problemu.
- Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.
§ 12. Rozwiązanie Umowy
- Umowa zawierana jest na czas określony, odpowiadający wybranemu przez Klienta okresowi subskrypcji. Ulega ona automatycznemu przedłużeniu na kolejny taki sam okres, o ile Klient nie zrezygnuje z subskrypcji przed końcem bieżącego okresu rozliczeniowego.
- Klient może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie poprzez rezygnację z subskrypcji w panelu Klienta. Wypowiedzenie następuje ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego.
- Usługodawca ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Klient rażąco narusza postanowienia niniejszego Regulaminu lub korzysta z Usługi w sposób sprzeczny z prawem.
- Po rozwiązaniu Umowy, Usługodawca usunie dane Klienta oraz powierzone dane Kandydatów w terminie i na zasadach określonych w DPA.
§ 13. Zmiana Regulaminu
- Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów prawa, wprowadzenie nowych funkcjonalności lub zmiana warunków technicznych świadczenia Usługi.
- O każdej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klienta drogą elektroniczną na adres e-mail podany przy rejestracji, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
- W przypadku braku akceptacji nowego Regulaminu, Klient ma prawo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.
§ 14. Postanowienia Końcowe
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
- Wszelkie spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
- Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
- Integralną częścią Regulaminu są:
- Załącznik nr 1 – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).
- Polityka Prywatności.
- Polityka Plików Cookies.